江南大学仪器设备采购管理办法

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江大校办(2013)34号

第一章 总 则

第一条  为规范仪器设备采购活动,提高资金使用效益,保障和促进学校各项事业的发展,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《教育部政府采购管理暂行办法》等法律法规及学校相关管理规定,制定本办法。

第二条  本办法适用于学院、部门等使用各类资金采购仪器设备的活动。

第三条  本办法所称仪器设备采购活动,指学院、部门等以购买、委托开发、委托加工、自制等方式获得仪器设备的行为。

第四条  仪器设备采购应当遵循公开、公平、公正、诚信的原则。

第五条  实验室与设备管理处是学校仪器设备采购工作的归口管理部门。负责研究制定学校仪器设备采购规章制度,组织实施仪器设备采购,负责签订仪器设备的采购合同。

第六条  学院、部门对所要采购的仪器设备应进行充分的市场调研及论证。

第二章 采购组织形式

第七条  学校仪器设备采购组织形式分为“政府集中采购”、“学校集中采购”和学院部门“自主采购”三种类型。

(一)政府集中采购,是指按《中华人民共和国政府采购法》规定,纳入政府集中采购目录的仪器设备,按照其规定方式进行采购;

(二)学校集中采购,是指纳入学校各类计划的仪器设备,由实验室与设备管理处组织实施;

(三)自主采购,是指上述采购组织形式规定范围之外,学院、部门根据自己需求组织的采购活动。

第八条  政府集中采购的适用范围

(一)凡纳入政府集中采购目录的设备,必须进行政府集中采购;

(二)达到学校招标限额的政府集中采购设备,一般应在具有政府采购资质的供应商中进行招标采购。

第九条 学校集中采购由实验室与设备管理处负责组织实施。学校集中采购适用范围如下:

(一)纳入学校各类设备专项计划和有特定要求的,进行学校集中采购;

(二)采购金额达到学校招标限额的,进行学校集中采购。

第十条  自主采购是由学院、部门按照本办法相关规定自行组织实施的采购。自主采购的适用范围如下:

(一)本办法规定“政府集中采购”和“学校集中采购”以外的且采购金额未达到学校招标限额的,可以实施自主采购;

(二)采购金额在3万元以上且未达到学校招标限额的,使用单位应采用“询价采购”方式进行采购,采购结果和采购文件提交实验室与设备管理处审核并办理相关手续;

(三)采购金额在3万元以下的,可以由使用单位自主实施采购。

第三章 采购实施形式

第十一条  采购实施形式包括:委托招标、校内招标、竞争性谈判、询价、单一来源、直接采购和学校协议供货等采购形式。

第十二条  委托招标是指学校委托校外代理机构进行的采购招标。依据国家和学校公开(委托)招标限额要求,采购金额达到公开(委托)招标限额的或项目资金有特殊要求的采用委托招标形式采购。

第十三条  校内招标是指学校发出投标邀请书或招标公告,邀请特定或不特定的供应商投标的采购形式。采购金额达到学校招标限额的及有特殊要求的,采用校内招标形式采购。

第十四条  竞争性谈判是指达到校内招标限额,但仪器设备的指标不确定或技术较复杂、招标采购时间不能满足要求、招标后无供应商投标、无合格供应商或重新招标未成立的、不能事先计算出价格总额的,直接邀请2家或2家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购形式。

第十五条 询价采购是指采购金额未达到学校招标限额的采购项目,仪器设备的规格标准统一,现货供应充足,价格变化幅度小,对3家或3家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购形式。

第十六条  单一来源采购是指:

(一)仪器设备来源特殊,只能从唯一供应商采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的;

(三)教学科研等工作需由用户和供应商协商制作的;

(四)必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购的。

第十七条  直接采购是指采购的仪器设备不在政府集中采购目录以内,价格稳定或需求特殊,采购金额在3万元以下,可由实验室与设备管理处或使用单位直接确定供应商的采购形式。

第十八条  学校协议供货是指某些仪器设备年度采购批次较多但单次金额数量不大或年度总量较大但型号和规格与售价变化不大的,依据《江南大学仪器设备采购协议供货管理办法》相关规定遴选出的仪器设备及其供货商,可以采用学校协议供货方式进行的采购形式。

第四章 采购实施程序

第十九条  购置单价在10万元(含)以上的贵重仪器设备,委托部门必须提供可行性论证报告。40万元以下的贵重仪器设备,由使用部门组织论证;40(含)~100万元的贵重仪器设备,由使用部门会同实验室与设备管理处进行论证;100万元(含)以上的贵重仪器设备由使用部门会同计划部门和实验室与设备管理处进行论证且必须有相关领域的校外专家参与论证。

第二十条  采用委托招标采购形式的,由实验室与设备管理处代表学校,委托具备相应资质的招标代理机构招标,实施程序按照相关规定执行。

第二十一条  采用校内招标采购形式的,依据《江南大学招投标管理办法》中有关规定程序进行。

第二十二条  采用竞争性谈判采购形式的,应遵循下列程序及要求:

(一)成立采购谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成,其中用户以外人数不得少于成员总数的三分之二;

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、采购需求、合同草案条款及评定成交的标准等事项;

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组应从符合相应资格条件的供应商中,确定不少于2家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件;

(四)谈判。谈判小组所有成员集中与供应商分别进行谈判。谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件如有实质性变动的,谈判小组应及时通知所有参加谈判的供应商;

(五)确定成交供应商。谈判小组应要求所有参加谈判的供应商,在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据采购需求确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的供应商。

第二十三条  采用询价采购形式的,应遵循下列程序及要求:

(一)成立询价采购小组。询价小组应对采购项目的价格构成和评定成交的标准事项做出规定;

(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价;

(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格;

(四)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交供应商。

第二十四条  采用单一来源形式采购的,应遵循下列程序及要求:

(一)成立单一来源采购谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成,其中用户以外人数不得少于成员总数的三分之二;

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确采购需求、合同草案条款等事项;

(三)谈判。谈判小组所有成员集中与供应商进行谈判,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

第二十五条  采用直接采购形式采购的,至少有2名经办人共同实施采购过程。直接采购可不签订采购合同。

第二十六条  采用学校协议供货形式采购的,应遵循下列程序及要求:

(一)定期公告。学校依据《江南大学仪器设备采购协议供货管理办法》相关规定定期在江南大学实验室与设备管理处网站发布公告;

(二)公告内容。公告内容包括协议供货的仪器设备清单(品牌、型号等)、协议供货商名单、订货及售后服务联系方式等信息,以方便采购人执行;

(三)确定成交供应商。采购人在协议供货清单内选择确定仪器设备及其成交供应商。

第二十七条  购置国家规定的社会集团控制购买的商品,各单位必须书面提出申请,由实验室与设备管理处审核,报省有关部门审批后方可购买。购置空调器等耗电量较大的仪器设备,需报学校用电主管部门审批。

第二十八条  由于特殊原因只能通过委托加工、自制等方式取得的仪器设备,应在采购前明确仪器设备的各项加工要求、图纸、主要参数等技术指标,便于供应商进行报价。

第二十九条  采购进口仪器设备,实验室与设备管理处负责对列入海关免税目录的进口仪器设备办理进口免税证明申请、机电证申请等手续。

第五章 供应商

第三十条  供应商是指具备向学校提供仪器设备和服务能力的法人和其它组织。供应商应具备下列条件:

(一)具有独立承担民事责任的能力;

(二)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;

(三)具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

(四)有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;

(五)参加学校采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录;

(六)法律、行政法规规定的其他条件。

第三十一条  供应商有下列行为之一的,学校可视情节轻重采取相应措施。

(一)提供虚假资格材料以获取学校供应商资格的;

(二)提供虚假投标材料的;

(三)行贿以获取不正当利益的;

(四)采取不正当手段妨碍、排挤其他供应商的;

(五)与采购人员违规串通的;

(六)中标后,无正当理由不与学校签订采购合同的;

(七)拒绝有关部门监督检查,或者所提供的材料不能真实反映情况的;

(八)其他违反法律、法规和规章的行为。

措施包括:警告、经济赔偿、纳入供应商“黑名单”、禁止参加学校仪器设备采购活动等。给采购单位或其他供应商造成损失的,依法承担赔偿责任。对构成犯罪行为的,依法追究其法律责任。

第六章 采购合同

第三十二条  实验室与设备管理处遵循学校相关财务制度代表学校对外签订仪器设备采购合同。

第三十三条  合同内容应包括以下主要条款:当事人名称或姓名和地址;设备名称;数量;价款;技术指标;验收标准;交货期限、地点和方式;售后服务条款;违约责任;解决争议的方法等。

第三十四条  采购合同分内贸和外贸两种情况:

(一)内贸合同,由实验室与设备管理处与供应商直接签订;

(二)外贸合同,由实验室与设备管理处与供应商签订《江南大学进口设备供货及技术服务协议》。

第三十五条 合同正式文本一般须用户签字确认。学院、部门自主采购的仪器设备,如需签订采购合同或办理进口免税手续的,应填写《江南大学自主采购设备备案表》,并与相关文件一同报送实验室与设备管理处审核后办理相关手续。

第七章 设备验收

第三十六条  按照采购合同约定,所采购货物运抵使用单位后,使用单位应立即组织有关技术人员,按合同约定的时间和条款进行验收。合同没有约定验收时间的,验收应当在仪器设备到货安装、调试后的7个工作日内完成。

第三十七条  进口仪器设备的开箱验收工作由供应商、实验室与设备管理处和使用部门共同进行,并按照相关规定请商检局等有关部门参加验收。验收过程中应仔细检查设备的完好程度、型号规格、配件数量和技术文件,如与供货合同不符必须做好记录并由各方签字确认并形成备忘录。

第三十八条  验收完毕后应填写相应的验收报告,并及时登记入账。验收人员应在验收报告上签字确认,并承担相应的法律责任。

第八章 采购纪律与监督检查

第三十九条 参加采购工作的各类人员,应严格执行国家相关法律法规,恪守职业道德,遵守工作纪律,客观、公正地履行职责。凡不履行本办法规定,徇私舞弊,玩忽职守的,学校将依照有关规定追究责任。情节严重,构成犯罪的,移送司法机关依法处理。

第四十条  严格遵守保密制度,不泄露任何可能影响公平竞争的采购信息及相关的商业机密。

第四十一条  采购工作中,相关工作人员与供应商有利害关系的,应该主动回避,确保采购工作的公平公正。进行谈判业务时,必须有2人以上参与,严禁单人谈判。

第四十二条  学校仪器设备采购工作接受纪检监察部门、审计部门和群众监督。重大仪器设备采购项目活动,主管部门要提前告知监察处。

第四十三条  在采购过程中出现下列情形之一的,采购结果无效:

(一)应当采用招标采购方式而未采用的;

(二)擅自改动采购标准的;

(三)与供应商违规串通的;

(四)其他违纪违规的行为。

对涉及上述行为的人员,监察处将会同有关部门依规进行处理。

第九章 附 则

第四十四条  本办法由实验室与设备管理处负责解释。

第四十五条  本办法自发布之日起施行,原《江南大学仪器设备采购管理办法》(江大校办〔2010〕10号)同时废止。

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